È passata una settimana dalla conclusione del WordPress Community Day ed è venuto il momento di fare il punto di come è andato l’evento.

Partiamo dal dire che la partecipazione è stata numerosa: abbiamo avuto la partecipazione di 34 persone, 33 delle quali organizer o futuri organizer di Meetup; in rappresentanza di 15 meetup sparsi per l’Italia:

Il WordPress Community Day è risultato essere un evento scalabile e facilmente ripetibile, con la possibilità di modificare il programma anche in corso di evento sulla base delle necessità emerse durante le sessioni precedenti; l’evento può essere di dimensioni diverse sia sulla base degli spazi disponibili, sia sulla dimensione del programma in base alle necessità della Community.

Per l’evento di Roma, le sessioni hanno permesso di organizzare delle tavole rotonde che hanno dato la possibilità di intervenire a tutti i partecipanti al fine di ottenere le opinioni di tutti in base ai temi.

Durante l’evento le sessioni brevi in comune seguite agli opening remarks hanno dato l’occasione di informare gli organizer riguardo al Community Summit di quest’anno e di ascoltare l’introduzione di Laura Sacco, lead del Local Team di WordCamp Europe, per incoraggiare gli organizer nel fornire informazioni costanti ai partecipanti dei meetup riguardo la Call per i volontari e l’apertura della vendita dei biglietti.

Durante i Closing Remarks, Dennis Ploetner, organizer del Meetup WordPress di Milano, ha evidenziato l’intenzione di organizzare il nuovo WordPress Community Day a Milano(application effettuata pochi giorni dopo l’evento), mentre Stefano Cassone ha fatto application per un nuovo format di evento NextGen che verrà sviluppato nei prossimi mesi.

Obiettivi raggiunti

Rivedendo gli obiettivi che ci eravamo prefissati, lo scopo principale dell’evento, aiutare i meetup nella ripartenza delle loro attività, è stato ampiamente superato: abbiamo dato supporto agli organizer e si è ragionato sui problemi affrontati dai vari meetup fornendo soluzioni condivise.

Francesco Di Candia è stato impegnato al mattino con le sessioni di orientamento per i nuovi organizer e i nuovi meetup:

nella prima sessione è avvenuto l’orientamento di 4 nuovi organizer per l’avvio dei nuovi meetup di Avezzano, Bergamo e Zagarolo;
Nella seconda sessione di orientamento sono stati presenti Vincenzo Arena, Andrea Fercia ed Enrico Battocchi che diventeranno organizer dei meetup di Roma (i primi due) e di Pisa.

Nella track 1 Francesco nel pomeriggio si è occupato di due sessioni, riguardanti Sponsor e Eventi NextGen:

SPONSOR E DOVE TROVARLI

La discussione si è incentrata sulle modalità con le quali trovare aziende che possano sponsorizzare le attività da volontario che ognuno di noi svolge giornalmente nella community. Abbiamo discusso delle modalità di fare networking nei vari eventi per poter entrare in contatto con aziende, potenziali sponsor, che abbiano interesse nel programma Five for the Future https://wordpress.org/five-for-the-future/ e di come queste attività siano importantissime per la crescita e l’evoluzione della comunità di WordPress.

I NEXTGEN EVENTS

A Roma, il WordPress Community Day 2023, è stato uno dei primi NextGen Events organizzati dalla comunità italiana di WordPress. Ed è stato un grande evento che ha fatto toccare con mano la capacità della community di evolversi. Durante questa tavola rotonda abbiamo parlato di come, da ora in poi, abbiamo deciso di superare gli schemi WordCamp – Meetup, provando ad andare oltre, organizzando eventi che siano più smart (eventi di un giorno senza food e spese accessorie), dedicati a categorie precise (community, developers, translators) ed in grado di catturare l’attenzione di nuovi utilizzatori di WordPress (giornate dedicate a ragazzi di scuole superiori e/o universitari).

Sempre nella track 1 Isotta Peira, nelle sue sessioni del mattino ha organizzato tavole rotonde Il futuro dei Meetup di WordPress e Meetup Venue: consigli e risorse. Dato che i meetup partecipanti non avevano problemi di venue, abbiamo esteso la prima sessione e toccato i seguenti argomenti:

Identificato problematiche ricorrenti comuni alla maggior parte dei meetup (la difficoltà di trovare co-organizer e speaker)
Discusso possibili formati alternativi per ovviare il problema della mancanza di speaker (sessioni di contribuzione, do_action ancora sconosciuti i Italia)
Esplorato possibilità di collaborazione tra meetup: calendario e speaker condivisi

Abbiamo chiuso la sessione con un esercizio pratico per identificare gli obiettivi personali di ogni organizer e dei membri di ogni meetup, in modo da poter creare un programma annuale che renda partecipi le persone e permetta al gruppo di raggiungere i propri obiettivi personali e di team.

Nella track 2 gestita da Margherita Pelonara e Simona Simionato, il focus degli interventi ha riguardato la DEIB – Diversity, Equity, Inclusion, e Belonging, visto il crescente dibattito che si è acceso attorno alle questioni cruciali:

della rappresentatività dei gruppi sottorappresentati fra gli speaker agli eventi WordPress e nella leadership dei gruppi di contribuzione;
dell’equità di accesso alle risorse dei gruppi svantaggiati.

Durante la mattinata, Margherita Pelonara ha condotto un panel di discussione fra tre esperti:

Andrea Fercia, specializzato in accessibilità dei contenuti web, WordPress Core committer dal 2015;
Laura Sacco, GTE e Leader del Team Local di WordCamp Europe 2024
Elena Panciera, esperta in comunicazione e linguaggi inclusivi e accessibili.

Nella discussione, sono stati affrontati i seguenti argomenti:

i vantaggi di far crescere una community e/o organizzare un evento diversificato e inclusivo;
le sfide da affrontare affinché si diffonda maggiormente la cultura dell’accoglienza e della convivenza delle diversità fra le persone che frequentano la community;
raccomandazioni e best practices per realizzare eventi maggiormente diversificati, accessibili e inclusivi, sotto tutti gli aspetti: dalla scelta della venue, a come rendere le slide accessibili a tutti, fino alla scelta del linguaggio da usare;

Il panel è iniziato, per cause di forza maggiore, con molto ritardo, pertanto il programma della track 2 è stato modificato in corso d’opera, dilatando il tempo dedicato al panel per farne un momento di confronto costruttivo tra speaker e partecipanti e ampliando il discorso anche ad altri aspetti che erano parte dell’agenda del Workshop successivo “Organizzare eventi più diversificati ed inclusivi”. Questo Workshop è stato rinviato ad una occasione futura, anche online, dal momento che molti degli argomenti trattati nel corso del workshop erano già stati affrontati con interesse e dialettica durante il panel.

Nel pomeriggio in sala 2, Simona Simionato ha condotto una versione ridotta del workshop WP Diversity speaker. I temi trattati sono stati:

paure e falsi miti del parlare in pubblico
diverse tipologie di talk
perché parlare a un evento di WordPress
trovare le proprie aree di competenza
come trovare un argomento
definire e presentare un talk

L’obiettivo non era solo per i partecipanti ma insegnare a chi gestisce i meetup come coinvolgere persone sul campo.

Nel pomeriggio in sala 3, Cristiano Zanca, Lidia Pellizzaro e Stefano Cassone hanno tenuto una sessione con lo scopo di esporre tutti gli strumenti collaborativi utilizzati all’interno della Community italiana di WordPress, così da ottenere un elenco per poterlo pubblicare su Rosetta. La durata prevista per la sessione non è stata sufficiente, per cui si è deciso di completarla nel corso di una delle riunioni del canale Community italiano in modalità di videochiamata.

Alcuni argomenti infatti hanno animato domande e tentativi di risposta concreti su come facilitare alcune attività, come ad esempio la traduzione della documentazione di HelpHub o come si fa a partecipare alla risoluzione o al test di un bug di WordPress. Saranno tutti punti validi da portare nei vari team italiani per far produrre materiale che faciliti l’inserimento delle nuove persone che contribuiscono.

Difficoltà incontrate

Nella fase iniziale non avevamo alcuna indicazione relativa alla disponibilità di un sito web per cui ci siamo basati sulla creazione di un evento nella piattaforma di Meetup.com, preparando un Google Form per registrare le iscrizioni. A luglio, con le iscrizioni all’evento sostanzialmente chiuse, è stato reso disponibile il sito: all’inizio il sito aveva gravi problemi (non funzionavano tema, CSS e plugin) ma in seguito è stato aggiornato con una versione completa.

Con il nuovo sito abbiamo preparato i biglietti (gratuiti) ma qui sono sorti due problemi: dover richiedere agli iscritti di acquistare il biglietto, e la formula del biglietto dato che al momento è stato utilizzato il modulo dei biglietti per WordCamp, fatto che ha portato a una certa confusione:

nel modulo sono presenti testi riferiti ai WordCamp come quello relativo alla comunicazione di allergie (“Hai una grave allergia che potrebbe influenzare la tua esperienza al WordCamp?”), alla sezione sui problemi di accessibilità (“Hai qualche esigenza di accessibilità, come l’interprete per la lingua dei segni o l’accesso con la sedia a rotelle, nella partecipazione al WordCamp?”) e testo finale “(Ti chiediamo di aiutarci a rendere i WordCamp dei luoghi accoglienti e sicuri per chiunque. Quando stai preparando la tua partecipazione ad un WordCamp, ti raccomandiamo di rimanere a casa se sei ammalato o se sei recentemente stato a contatto con qualcuno che lo è.”)
anche nella mail riepilogativa quando si prende il biglietto sono presenti testi con riferimenti a WordCamp, si trovano tutti sul fondo:
“I WordCamp ed i Meetup di tutto il mondo vengono sostenuti finanziariamente dagli sponsor della community mondiale di WordPress. Ringraziamo e per il loro supporto!”
“Sfoggia il tuo amore per WordPress oggi con questo esclusivo sconto del 10% del WordCamp presso il WordPress Swag Store!”

Per questi testi suggeriamo una aggiunta con riferimento agli eventi NextGen in modo da poter rendere più coerenti le informazioni.

Per i badge nei profili WordPress.org abbiamo riscontrato una anomalia: chi è stato speaker per la prima volta ha ottenuto il badge come Speaker di WordCamp

Suggerimenti per i prossimi Community Day

Il principale suggerimento venuto fuori alla conclusione dell’edizione 2023 è quello di evitare di inserire troppe sessioni nel programma: meglio tagliarne una per dare una maggiore disponibilità di tempo, visto poi che può creare problemi di gestione e di rispetto delle tempistiche prestabilite nello schedule.

Riassunto degli obiettivi raggiunti

15 Meetup partecipanti
3 nuovi meetup aperti
6 nuovi organizer orientati
2 nuove applicazioni inviate per eventi nel 2024 di cui una per il prossimo Community Day a Milano

WordPress Community Day – How it proceeded

A week has passed since the conclusion of the WordPress Community Day, and the time has come to take stock of how the event went.

Let’s start by saying that attendance was high: we had 34 people in attendance, 33 of them Meetup organisers or future organisers; representing 15 meetups scattered around Italy:

The WordPress Community Day turned out to be a scalable and easily repeatable event, with the possibility of changing the programme even during the event on the basis of the needs that emerged during the previous sessions; the event can be of different sizes both on the basis of the space available and the size of the programme according to the needs of the Community.

For the event in Rome, the sessions allowed for round tables that gave all participants the opportunity to speak in order to get everyone’s views on the topics.

During the event, the short sessions in common followed by the opening remarks gave the opportunity to inform the organisers about this year’s Community Summit and to listen to the introduction of Laura Sacco, lead of the WordCamp Europe Local Team, to encourage the organisers in providing constant information to the meetup participants about the Call for Volunteers and the opening of ticket sales.

Objectives achieved

Reviewing the objectives we had set ourselves, the main purpose of the event, to help the meetups restart their activities, was largely surpassed: we gave support to the organisers and reasoned about the problems faced by the various meetups and provided shared solutions.

Francesco Di Candia è stato impegnato al mattino con le sessioni di orientamento per i nuovi organizer e i nuovi meetup:

The first session saw the orientation of four new organisers for the launch of new meetups in Avezzano, Bergamo and Zagarolo;
The second orientation session was attended by Vincenzo Arena, Andrea Fercia and Enrico Battocchi, who will become organisers of the meetups in Rome (the first two) and Pisa.

In track 1 in the afternoon, Francesco dealt with two sessions, concerning Sponsors and NextGen Events:

SPONSORS AND WHERE TO FIND THEM

The discussion centred on how to find companies that can sponsor the volunteer activities that each of us does on a daily basis in the community. We discussed how to network at various events to get in touch with companies, potential sponsors, who have an interest in the Five for the Future program and how these activities are very important for the growth and evolution of the WordPress community.

THE NEXTGEN EVENTS

In Rome, the WordCamp Community Day 2023 was one of the first NextGen Events organised by the Italian WordPress community. And it was a great event that showed the community’s ability to evolve. During this round table we talked about how, from now on, we decided to go beyond the WordCamp – Meetup schemes, trying to go further, organising events that are smarter (one-day events without food and incidental expenses), dedicated to precise categories (community, developers, translators) and able to capture the attention of new WordPress users (days dedicated to high school and/or university students).

Also in track 1, Isotta Peira, in her morning sessions, organised round tables The Future of WordPress Meetups and Meetup Venue: Tips and Resources. Since the participating meetups had no venue problems, we extended the first session and touched on the following topics:

Identified recurring problems common to most meetups (the difficulty of finding co-organisers and speakers)
Discussed possible alternative formats to overcome the problem of lack of speakers (contribution sessions, do_action still unknown in Italy)
Explored possibilities for collaboration between meetups: shared calendar and speakers

We closed the session with a practical exercise to identify the personal goals of each organiser and the members of each meetup, so that an annual programme could be created that would involve people and enable the group to achieve their personal and team goals.

In track 2 run by Margherita Pelonara and Simona Simionato, the focus of the speeches was on DEIB – Diversity, Equity, Inclusion, and Belonging, given the growing debate around the crucial issues:

the representativeness of underrepresented groups among speakers at WordPress events and in the leadership of contributing groups;
equity of access to resources for disadvantaged groups.

During the morning, Margherita Pelonara led a panel discussion among three experts:

Andrea Fercia, web content accessibility specialist, WordPress Core committer since 2015;
Laura Sacco, GTE and Leader of the Local Team of WordCamp Europe 2024
Elena Panciera, expert in inclusive and accessible communication and languages.

In the panel discussion, the following topics were addressed:

the advantages of growing a community and/or organising a diverse and inclusive event;
the challenges to be faced in spreading a culture of acceptance and coexistence of diversity among the people who attend the community;
recommendations and best practices to make events more diverse, accessible and inclusive, in all aspects: from the choice of venue, to how to make slides accessible to all, to the choice of language to be used.

Due to force majeure, the panel started very late, so the programme for Track 2 was modified in the course of the workshop, extending the time dedicated to the panel to make it a time for constructive discussion between speakers and participants, and also expanding the discussion to other aspects that were part of the agenda of the subsequent Workshop “Organising more diverse and inclusive events”. This Workshop was postponed to a future occasion, also online, since many of the topics discussed during the workshop had already been addressed with interest and dialectic during the panel.

In the afternoon in room 2, Simona Simionato led a shortened version of the WP Diversity speaker workshop. The topics covered were:

fears and false myths of public speaking
different types of talks
why speak at a WordPress event
finding your areas of expertise
how to find a topic
defining and presenting a talk

The aim was not only for participants but to teach meetup managers how to engage people in the field.

In the afternoon, in room 3, Cristiano Zanca, Lidia Pellizzaro and Stefano Cassone held a session with the aim of displaying all the collaborative tools used within the Italian WordPress Community, so as to obtain a list for publication on Rosetta. The planned duration of the session was insufficient, so it was decided to complete it during one of the meetings of the Italian Community channel in video call mode.

Some topics in fact prompted questions and attempts at concrete answers on how to facilitate certain activities, such as the translation of HelpHub documentation or how to participate in solving or testing a WordPress bug. These will all be valid points to take back to the various Italian teams to have material produced to make it easier for new contributors to join.

Difficulties encountered

In the initial phase we had no indication that a website was available, so we relied on creating an event in the Meetup.com platform, preparing a Google Form to register registrations. In July, with registrations for the event essentially closed, the site was made available: initially the site had serious problems (theme, CSS and plugins did not work) but it was later updated with a full version.

With the new site, we prepared the (free) tickets, but two problems arose here: having to ask members to buy a ticket, and the ticket formula since the WordCamp ticket form was used at the time, which led to some confusion:

In the form, there are texts related to WordCamps such as the one on allergy communication (“Do you have a severe allergy that could affect your experience at WordCamp?”), the section on accessibility issues (“Do you have any accessibility needs, such as sign language interpreter or wheelchair access, when participating in WordCamp?”) and final text “(We ask you to help us make WordCamps welcoming and safe places for everyone. When you are preparing your participation in a WordCamp, we recommend that you stay home if you are ill or have recently been in contact with someone who is ill.”)
also in the summary email when you take the ticket there are texts with references to WordCamp, they are all at the bottom:
“WordCamps and Meetups around the world are supported financially by the sponsors of the worldwide WordPress community. We thank them and for their support!”
“Show off your love for WordPress today with this exclusive 10% WordCamp discount at the WordPress Swag Store!”

For these texts, we suggest an addition with reference to NextGen events so that the information can be made more consistent.

For the badges in the WordPress.org profiles, we found an anomaly: those who were speakers for the first time got the badge as WordCamp Speaker

Recommendations for the next Community Days

The main recommendation that came out at the conclusion of the 2023 edition is to avoid including too many sessions in the program: it is better to cut one of them to give more time availability, as it can then create problems with management and adherence to the schedule.

Summary of Objectives Achieved

15 participating meetups
3 new open meetups
6 new organisers oriented
2 new applications submitted for events in 2024 including one for the next WordPress Community Day in Milan